Mitä Wilman viestitoiminnon uudistus tarkoittaa pääkäyttäjälle?

Uudistettu Wilman viestitoiminto tulee käyttöön vaiheittain vuoden 2026 aikana. Asiakkuuspäällikkö Hanna Sjöholm kertoo, mitä muutos tarkoittaa käytännössä pääkäyttäjän arjessa – ja miksi siirtymää ei kannata jännittää.

Hyviä uutisia – uuden Wilman viestitoiminnon käyttöönotto ei vaadi pääkäyttäjältä teknistä osaamista eikä ylimääräisiä työtunteja.

"Me Visma Aquilalla huolehdimme teknisestä käyttöönotosta yön aikana, ja uusi viestitoiminto on sen jälkeen automaattisesti käytössä, jos Wilma-viestit ovat olleet asiakkaalla aiemmin käytössä", Wilman asiakkuuspäällikkö Hanna Sjöholm kertoo.

Pääkäyttäjän rooli käyttöönotossa on tärkeä ja ennen kaikkea viestinnällinen: pääkäyttäjä tiedottaa oman koulun tai oppilaitoksen käyttäjiä tulevasta muutoksesta. Wilmalta saa myös siihen apua – toimitamme valmiin viestipohjan, jota pääkäyttäjä voi hyödyntää suoraan sellaisenaan tai muokata omiin tarpeisiin.

Käyttöönottopäivän aamuna: yksi vilkaisu riittää

Ilmoitamme pääkäyttäjälle hyvissä ajoin, kun uudistetut Wilma-viestit otetaan käyttöön. Toimitamme samalla selkeän ja kattavan käyttöönottopaketin, jossa kerrotaan mitä muutos tarkoittaa ja mitä kannattaa huomioida. Pyrimme myös viestimään pääkäyttäjille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, mikäli esimerkiksi rajapintoihin liittyviä valmisteluja tarvitaan ennen käyttöönottoa.

Kun käyttöönoton aika koittaa, pääkäyttäjän tehtävänä on vain tarkistaa käyttöönottopäivän aamuna, että kaikki toimii odotetusti.

Pilotissa mukana olevissa kouluissa kaikki on sujunut Sjöholmin mukaan hyvin.

"Palautteen perusteella käyttöönotto on ollut sujuva ja selkeä. Palvelu on lähtenyt toimimaan suunnitellusti."

Wilman asiakastuki on mukana auttamassa siirtymän jokaisessa vaiheessa, joten pääkäyttäjän ei tarvitse jäädä yksin minkään kysymyksen kanssa. Jos jokin askarruttaa, me olemme tavoitettavissa.

Entä toimiiko massaviestien lähetys varmasti?

Tiedämme, että Wilman kautta kulkevan viestinnän luotettavuus on pääkäyttäjälle kriittistä etenkin silloin, kun koko koulu tai oppilaitos lähettää paljon viestejä samanaikaisesti – esimerkiksi lukuvuoden alussa tai tärkeissä tiedotustilanteissa.

Uusi viestitoiminto on rakennettu vastaamaan juuri tätä tarvetta. Moderni teknologia-alusta hallitsee suurtenkin vastaanottajamäärien aiheuttaman kuorman huomattavasti vanhaa tehokkaammin.

"Uusi viestitoiminto on huomattavasti vanhaa joustavampi, skaalautuvampi ja vähemmän altis kuormitukselle. Jos palvelu sattuisi syystä tai toisesta kaatumaan, se myös palautuu uuden teknologian vuoksi nopeasti ja itsenäisesti", Sjöholm kertoo.

Kehitämme Wilmaa yhdessä kanssasi

Vaikka Wilman viestitoiminto on uudistettu, ei Wilma ole valmis, vaan kehitämme sitä jatkuvasti yhdessä käyttäjien kanssa ja teemme tiivistä yhteistyötä erilaisten käyttäjäryhmien ja asiakkaiden kanssa.

"Pääkäyttäjän esiin tuomat arjen pulmat ja haasteet ovat meille tärkeitä, ja pyrimme ottamaan ne huomioon kehitystyössä", Sjöholm kertoo.

Wilmaa kehitetään pienin, nopein ja jatkuvin parannuksin, jotka tukevat arkea ja tekevät palvelun käytöstä sujuvaa. Pääkäyttäjillä on kehitystyössä tärkeä rooli: arjen kokemukset ja palaute auttavat kehittämään ominaisuuksia oikeaan suuntaan.

Ei tarvitse jännittää

Jos siirtymä jännittää, Sjöholm korostaa, että se on aivan ymmärrettävää, mutta turhaa. Hyvissä ajoin lähetetyn käyttöönottopaketin, selkeän dokumentoinnin ja asiakastuen avulla varmistamme, että siirtymä uuteen on pääkäyttäjälle mahdollisimman vaivaton.

Lue myös: 
Usein kysytyt kysymykset viestiuudistuksesta 
Lisää tehoa Wilman käyttöön pääkäyttäjän tukipalvelusta