Wilma on merkittävällä uudistusmatkalla, ei vain teknisesti, vaan myös tavassa kehittää palvelua. Yhteistyö asiakkaiden kanssa on keskiössä: jokainen palaute, kysely ja keskustelu ohjaa järjestelmän kehitystä. Tässä blogissa Wilman asiantuntijat kertovat, miten asiakkaiden ääni kuuluu Wilman kehityksessä tänään ja tulevaisuudessa.
Tässä blogissa käymme läpi:
- Miten Wilma kuuntelee käyttäjiä
- Miten palaute muuttuu konkreettiseksi kehitykseksi: asiakkaiden kanssa yhdessä kehitetyt uudistukset
- Katse yhdessä eteenpäin: Wilman moderni, kestävä kehitystyö
Miten Wilma kuuntelee käyttäjiään?
Wilmaa käyttää noin kaksi miljoonaa ihmistä ja yli 500 organisaatiota. Jotta näin laajan käyttäjäkunnan tarpeet tulevat kuulluiksi, Wilman kehitys pohjautuu monikanavaiseen palautteeseen, aina laajoista kyselyistä yksityiskohtaisempiin keskusteluihin.
“Haluamme, että Wilman kehitystyö perustuu todellisiin tarpeisiin, ei oletuksiin. Keräämme kehitystyön tueksi dataa, mutta ennen kaikkea kuuntelemme ihmisiä”, korostaa Wilman liiketoimintajohtaja Teemu Lehtonen.
pNPS – käyttäjien ääni antaa suuntaa
Mittamme käyttäjien tyytyväisyyttä ja suositteluhalukkuutta pNPS-kyselyllä (Product Net Promoter Score), eli yksinkertaisella tyytyväisyyspistemittarilla, joka kertoo, kuinka todennäköisesti käyttäjä suosittelisi palvelua asteikolla 0–10. Kysely paljastaa nopeasti, missä Wilman ydinvahvuudet ja kehityskohteet ovat, ja antaa meille suoraa palautetta siitä, miten voimme tehdä Wilmasta entistä käytännönläheisemmän ja toimivamman arjen työkalun.
Syksyn 2025 aikana saimme kyselyyn peräti 45 500 vastausta, ja tulokset antoivat selkeän kuvan Wilman roolista arjessa:
- Wilma koetaan välttämättömäksi ja nopeaksi viestintäkanavaksi kodin ja koulun välillä.
- Huoltajat arvostavat tiedon läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta.
- Opetushenkilöstö pitää Wilmaa nopeana ja luotettavana ammattityökaluna.
“Haluamme kiittää kaikkia huoltajia ja henkilöstön edustajia, jotka osallistuivat kyselyyn syksyn aikana. Äänenne on meille ensiarvoisen tärkeä ja ohjaa konkreettisesti Wilman modernisointia”, Lehtonen kiittää.
Health Check – sukellus arjen käyttökokemukseen
Health Check on vuosittainen Wilman pääkäyttäjille lähetettävä laajempi käyttökokemuskysely, jonka avulla mittaamme asiakassuhteen tilaa ja keräämme arvokasta käyttäjäpalautetta.
Kyselyn perusteella Wilmaan ollaan pääosin tyytyväisiä: keskiarvo oli 3,5 asteikolla 1–5, ja yli puolet vastaajista antoi arvosanan 4 tai 5.
“Health Check auttaa meitä ymmärtämään syvällisemmin arjen käyttökokemusta. Käymme osan vastaajista kanssa tulosten pohjalta tarkempia keskusteluja, jotta saamme syvällistä ymmärrystä ja voimme vastata tarpeisiin entistä paremmin”, kertoo Wilman palvelujohtaja Janne Lumme.
Fokusryhmä ja asiakasohjausryhmä CAB tuovat arjen asiantuntijat mukaan kehitystyöhön
Wilman fokusryhmät varmistavat, että kehitystyö perustuu koulujen ja oppilaitosten todellisiin tarpeisiin – ei vain sääntelyyn. Eri teemoihin perustettuja fokusryhmiä hyödynnetään aina silloin, kun halutaan syventää ymmärrystä tietystä aihealueesta, ja uusia ryhmiä perustetaan tarpeen mukaan.
Yksi esimerkki tästä on oppimisen tuen fokusryhmä, jonka avulla kehitys on voitu toteuttaa aidosti oppimisarjesta käsin. Vaikka uudistus on lakisääteinen, lain yksityiskohdat ovat yhä työn alla. Siksi on ollut tärkeää keskittyä siihen, mikä todella toimii koulujen arjessa: miten opettajat, erityisopettajat ja hallinnon työntekijät kirjaavat, seuraavat ja viestivät oppimisen tukeen liittyvistä asioista.
Mukana on noin 100 perus- ja lukio-opetuksen edustajaa, kertoo Wilman käyttökokemusasiantuntija Hana Burianová. Lisäksi noin 50 ammatillisen koulutuksen edustajaa liittyy mukaan syksyn ja talven aikana, kun aloitamme oppimisen tuen kehittämisen heidän tarpeisiinsa.
“Fokusryhmään osallistuminen antaa asiakkaille mahdollisuuden vaikuttaa aidosti siihen, miten oppimisen tuki Wilmassa jatkossa toimii. Näin varmistamme, että ratkaisu vastaa luokkahuoneiden todellisuutta. Osallistujat saavat ennakkonäkymän tuleviin ominaisuuksiin, voivat testata niitä ensimmäisinä ja vaikuttaa siihen, että prosessit tukevat sekä opettajien että oppijoiden arkea”, Burianová iloitsee.
Wilman kehitystyössä arjen asiantuntijoilla on tärkeä rooli myös muissa asiakasyhteistyön ryhmissä. Yksi esimerkki näistä on Customer Advisory Board (CAB), joka kokoaa yhteen pääkäyttäjiä ja asiakasorganisaatioiden edustajia keskustelemaan Wilman strategisista kehityssuunnista. Ryhmän avulla käymme jatkuvaa vuoropuhelua pääkäyttäjien kanssa ja saamme arvokasta näkemystä kehitystyön tueksi. Asiakkailla puolestaan on suora väylä tuoda näkemyksiään ja kehitysehdotuksiaan esiin Wilman kehittäjätiimille.
“Pääkäyttäjillä on keskeinen rooli, sillä he tuntevat sekä koulutuksen arjen että järjestelmän mahdollisuudet. Asiakasyhteistyöryhmien kautta heidän kokemuksensa ja ideansa pääsevät suoraan kehitystyöhön mukaan”, Lumme kertoo.
CAB on ollut suosittu ja aktiivinen ryhmä, ja sen kokoonpano on tällä hetkellä täynnä, Lumme jatkaa. Uusia jäseniä otetaan mukaan aina, kun paikkoja vapautuu. Ryhmä kokoontuu kahdesti vuodessa, ja sen rooli Wilman uudistusmatkaa tukevana kumppanina vahvistuu tulevaisuudessa entisestään. Tulemme myös jatkossa kehittämään asiakasyhteistyötämme entistä monipuolisemmaksi, hän summaa.
Miten palaute muuttuu konkreettiseksi kehitykseksi: asiakkaiden kanssa yhdessä kehitetyt uudistukset
Eri kanavista kerätty palaute ohjaa konkreettisia toimenpiteitä ja kehitysprojekteja, jotka näkyvät käyttäjille arjen sujuvuutena:
“Saamamme palaute on ohjannut kehitystyömme selkeisiin päämääriin: vakauden varmistamiseen, viestinnän tehostamiseen ja Wilman kokonaisvaltaiseen uudistamiseen”, kertoo tuotekehitysjohtaja Hanna-Mari Kinnunen.
Tällä hetkellä työskentelemme useiden merkittävien uudistusten parissa.
Vakaus ja toimintavarmuus: Tekninen siirtymä AWS-pilvipalveluun
Varmistamme Wilman vakauden ja kehitystyön tehokkuuden myös jatkossa, siirtämällä järjestelmän AWS-pilvipalveluun. Siirto takaa luotettavamman käyttökokemuksen ja mahdollistaa nopeamman ominaisuuksien kehittämisen. Ensimmäiset asiakkaat on jo siirretty onnistuneesti, ja seuraavat ovat suunnitteilla.
“AWS-siirtymä on askel kohti entistä vakaampaa ja joustavampaa Wilmaa. Se luo pohjan kaikelle tulevalle kehitykselle”, Kinnunen kertoo.
Tietoturva: Käyttäjätunnusten uudistus
Käyttäjätunnusten uudistus yhtenäistää tunnistautumista mahdollistamalla monivaiheisen tunnistautumisen (MFA) käyttöönoton kaikille käyttäjille. Uudistus myös sitoo tunnukset vahvemmin henkilön identiteettiin. Uusien tunnusten käyttöönotto tapahtuu vaiheittain joulukuusta 2025 alkaen.
Viestinnän uudistaminen: Kohti entistä sujuvampaa tiedonjakoa
Osana toimivaa ja tarpeisiin pohjautuvaa viestintää, tuore Wilma Noti -palvelu vastaa tarpeeseen automatisoida ja yhdenmukaistaa poissaolojen seurantaa, sekä varmistaa ennakoiva puuttuminen poissaoloihin.
➡️ Lue asiakastarinasta, miten Wilma Noti tehostaa poissaolojen seurantaa Järvenpään kouluissa
Samalla työskentelemme Wilman viestitoiminnon mittavan uudistuksen parissa. Tämä uudistus tuo jokaiselle käyttäjälle modernin ja skaalautuvan viestipalvelun, jota kehitetään vaiheittain ja käyttäjien tarpeita tarkalla korvalla kuunnellen. Tällä hetkellä valmistaudumme ensimmäiseen tuotantoonvientiin, jossa ensisijainen tavoite on varmistaa palvelun tekninen vakaus ja luotettava toiminta. Vaiheittainen eteneminen varmistaa, että keskitymme käyttäjien kannalta oikeisiin ja arvoa tuottaviin asioihin: käytettävyyteen, viestinnän sujuvuuteen ja arjen työn helpottamiseen.
Kehityksen keskiössä on tiivis yhteistyö käyttäjien ja asiakkaiden kanssa useiden eri menetelmien avulla. Näin varmistamme, että uusi viestintäkokonaisuus palvelee Wilman laajaa käyttäjäkuntaa entistä paremmin.
Käyttöliittymän uudistaminen: Tuen merkinnät ensimmäisenä askeleena
Oppimisen tuen uudistuessa loimme yhdessä asiakkaidemme kanssa helpomman tavan kirjata tuen merkinnät Wilmaan. Ensimmäinen versio työkalusta julkaistiin elokuussa 2025, ja uudistuksen myötä käyttöön otettu yhtenäinen lomakemalli kehittyy jatkuvasti käyttäjäpalautteen ja käytännön kokemusten perusteella. Uusi Tuen merkinnät -kokonaisuus on ensimmäinen konkreettinen askel kohti modernisoitua Wilmaa ja osa laajempaa työtä, jossa päivitämme käyttöliittymää vastaamaan tulevaisuuden vaatimuksia.
Kaikessa kehityksessä yhteinen nimittäjä on selvä: uudet toiminnallisuudet tuodaan aina asiakkaiden kanssa yhteistyössä ulos.
Katse yhdessä eteenpäin: Wilman moderni, kestävä kehitys
Siirtyminen AWS:ään, modernimpi tunnistautuminen, uudistuva viestitoiminto ja asiakkaiden kanssa tehtävä kehitys ovat esimerkkejä Wilman uudistumisesta, joka jatkuu määrätietoisesti. Lehtonen korostaa, että Wilman uudistuminen on pitkäjänteinen matka, jossa tekninen kehitys ja asiakasymmärrys kulkevat käsi kädessä.
“Haluamme varmistaa, että Wilma säilyy paitsi luotettavana, myös entistä ketterämpänä ja käyttäjälähtöisempänä palveluna, joka mahdollistaa keskittymisen opetusarjessa olennaiseen. Jokainen palaute, kyselyvastaus ja keskustelu vievät meitä eteenpäin tässä tavoitteessa. Wilma on asiakkaidensa näköinen palvelu, nyt ja tulevaisuudessa. Kiitos, että autatte meitä rakentamaan entistä parempaa Wilmaa!”, Lehtonen tiivistää.
