Kieli / Språk

Asiakaskokemus

DVV-rajapinta tuo ajantasaiset henkilötiedot Porin kouluihin

porin_kaupunki_asiakastarina_wilma_banner_1200x800 porin_kaupunki_asiakastarina_wilma_banner_1200x800

Ajantasaiset ja luotettavat henkilötiedot ovat yksi kouluhallinnon peruspilareista, mutta niiden ylläpitäminen on perinteisesti vaatinut paljon manuaalista työtä ja huoltajien aktiivisuutta. Porin kaupungin perusopetuksen ja lukioiden arjessa tähän haasteeseen on vastattu Wilman DVV-rajapinnalla, joka tuo oppilas- ja huoltajatiedot automaattisesti Digi- ja väestötietovirastosta.

Pori_logo_PNG

 

Ajantasaista tietoa ilman manuaalista työtä

Wilman DVV-rajapinta on käytössä Porissa kaikissa 25 perusopetuksen koulussa ja kahdessa lukiossa. Aiemmin käytössä ollut VTJ-kyselypalvelu vaati koulusihteereiltä aktiivista huomaamista, mikäli tiedoissa oli virheitä. Mahdolliset virheet korjattiin käsin, mikä vei aikaa ja lisäsi virheiden riskiä.

Uuden DVV-rajapinnan myötä oppilastiedot päivittyvät automaattisesti, mikä helpottaa merkittävästi koulujen arkea.

“Aiemmin tietojen päivittäminen vaati sen, että joku ensin huomasi puutteen ja ryhtyi korjaamaan sitä. Nyt tiedot päivittyvät automaattisesti”, kertoo Porin kaupungin tietohallintoyksikön pääsuunnittelija Bettina Nirhamo.

Automaattinen tiedonsiirto on poistanut tarpeen oppilaiden yhteystietojen manuaaliselle ylläpidolle kokonaan. Samalla luottamus tietojen oikeellisuuteen on kasvanut, sillä ajantasainen tieto tulee suoraan luotettavasta lähteestä ilman erillisiä välikäsiä.

“Manuaalista yhteystietojen päivittämistä ei enää tarvita, ja se näkyy suoraan arjen sujuvuudessa”, toteaa koulusihteeri Johanna Laine.

Katso video:

Wilman DVV-rajapinnan myötä oppilastiedot päivittyvät Porin kouluissa automaattisesti

johanna_laine_porin_kaupunki_1200x800
Manuaalista yhteystietojen päivittämistä ei enää tarvita, ja se näkyy suoraan arjen sujuvuudessa.
Johanna Laine

koulusihteeri, Porin kaupunki

Varmuutta koulun ja huoltajien väliseen viestintään

Aiemmin huoltajien yhteystietoja kerättiin Wilman yhteystietolomakkeen kautta, mutta lomakkeen täyttö jäi toisinaan monilta huoltajilta vähäiseksi. Tämän seurauksena tietoihin saattoi jäädä puutteita tai virheitä, mikä hankaloitti arjen asiointia ja viestintää huoltajien kanssa.

DVV-rajapinnan myötä huoltajien henkilötiedot päivittyvät automaattisesti oppilaan henkilötunnuksen perusteella. Huoltajataulukko vastaa suoraan Digi- ja väestötietoviraston tietoja, ja tiedot tarkistetaan automaattisesti joka yö. Tämä vähentää huomattavasti manuaalista työtä ja parantaa tiedon luotettavuutta.

“Kun huoltajatietoja ei tarvitse enää pyytää erikseen, myös virheellinen tieto vähenee selvästi”, Johanna sanoo.

Ajantasaiset huoltajatiedot tuovat kouluille varmuutta myös siihen, kenen kanssa oppilaan asioita voidaan hoitaa.

“Järjestelmä tuo varmuutta siihen, että tiedämme, kenen kanssa voimme oppilaan asioita hoitaa”, Johanna kertoo. 

bettiina_nirhamo_porin_kaupunki_1200x800
Ehdottomasti suosittelen tätä muillekin. Käyttöönotto oli helppoa, ja ohjeet olivat selkeät. Apua sai aina tarvittaessa.
Bettina Nirhamo

pääsuunnittelija, Porin kaupungin tietohallintoyksikkö

Ajantasaiset tiedot tukevat koulun arkea

Ajantasaiset henkilötiedot tukevat myös kouluhallintoa monella tasolla ja näkyvät konkreettisesti kouluarjen sujuvuudessa. Kun oppilaiden osoitetiedot päivittyvät automaattisesti, helpottuu esimerkiksi koulukuljetusten suunnittelu.

“Ajantasaiset tiedot helpottavat esimerkiksi kuljetusten suunnittelua merkittävästi”, Johanna sanoo.

Lisäksi virheet esimerkiksi sijoitettujen lasten kotikuntalaskutuksessa ovat vähentyneet, kun kotikuntatiedot saadaan järjestelmään automaattisesti. Tietojen ollessa oikein, myös korjaustarpeet ja selvitystyö jäävät minimiin.

DVV-rajapinnan käyttöönottoa kuvataan helpoksi. Selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet sekä saatavilla oleva tuki ovat tukeneet sujuvaa käyttöönottoa kouluissa.

“Ehdottomasti suosittelen tätä muillekin. Käyttöönotto oli helppoa, ja ohjeet olivat selkeät. Apua sai aina tarvittaessa”, Bettina kehuu.

Myönteisten kokemusten myötä ratkaisua uskalletaan suositella myös eteenpäin.

“Suosittelen tätä, koska tiedot pysyvät ajan tasalla ja samalla säästyy paljon aikaa”, Johanna tiivistää.