Asiantuntijoiden haastattelut lasten ja nuorten hyvinvoinnista 👉

Pääkäyttäjän tukipalvelu lisää vuoropuhelua ja säästää aikaa Kokkolassa

“Ei tarvitse joka kerta keksiä pyörää uudestaan.” Kokkolan kaupunki hyödyntää pääkäyttäjän tukipalvelua Wilma-tuoteperheen käytön kehittämisessä ja uusien toimintojen käyttöönotossa.
Ohtakari_Kokkolankaupunki_KonstaLinkola
Kuva: Kokkolan kaupunki / Konsta Linkola

Aluksi tarpeena selkeyttää Primukseen kertynyttä tietoa ja asetteluita

Noin 48 000 asukkaan kaupunki Kokkola hyödyntää Wilma-tuoteperheen ohjelmistoja oppimisessa ja opetuksessa. Pääkäyttäjänä toimiva Rolf-Erik Mäkelä oli mukana hankkimassa Wilmaa kaupungin kouluhallinnon käyttöön vuonna 2004, ja nykyisellään ohjelma toimii työkaluna yhteensä 30 oppilaitoksessa sekä esiopetuksen viestinnässä.

Tietohallinnon ohjelmia on tarve aika ajoin uusia, ja vuonna 2020 kaupungissa tunnistettiinkin tarve kehittää Wilma-tuoteperheen järjestelmien käyttöä. Pääkäyttäjä Rolf-Erik pohti tällöin Primuksen uudelleenasennusta ominaisuuksien, asetusten ja kenttien täysipainoisen hyödyntämisen ja selkeyttämisen näkökulmasta. Hän tutustui Visman tarjoamaan pääkäyttäjän tukipalveluun, joka vastasi Kokkolan tarpeeseen: palvelussa Wilma-tiimin asiantuntija toimii pääkäyttäjän tukena muun muassa järjestelmän käytön kehittämisessä, sekä uusien toimintojen käyttöönotossa.

”Koska me olemme vanha Primus-asiakas, huomasimme että vuodesta 2004 ohjelma oli kehittynyt orgaanisesti, oli tullut uusia ominaisuuksia ja vanhoja kadonnut. Se on kuin puutarha jota pitää karsia, muuten kasvaa liian villisti. Kehitys kehittyy, me sen kanssa ja Primus, Wilma ja Kurre siinä mukana”, Rolf-Erik avaa Kokkolan tarpeita.

Pääkäyttäjän tukipalvelu on säästänyt aikaa ja auttanut löytämään parhaat toteutustavat

Liikkeelle tietokannan siivouksella

Pääkäyttäjän tukipalvelu alkaa tietokannan aloitussiivouksella, jossa sisältökohteet priorisoidaan yhdessä, asiakkaan tarpeiden mukaan. Siivouksessa asiakas saa käyttöönsä Visman standardoidun mallin Primuksen kenttäasetteluista. Kokkolassa tietokannan kehittämiskohteina Rolf-Erik mainitsee erityisesti tulosteet ja kenttäasettelut:

“Tietokannan siivous vie oman aikansa. Haastavin osuus meillä oli tulosteet – mikäli koulut ovat tehneet omia tulosteitaan, sellaisia kenttiä on hankala poistaa. Myös Koski tulee yhä tärkeämmäksi osaksi kouluhallintoa, ja ajantasaisella kenttien asettelulla varmistettiin, että tarvitut tiedot siirtyvät Koskeen”, hän listaa.

Positiivisena kaupungissa koettiin aloitussiivouksen jälkeen myös järjestelmän kenttien parempi luettavuus, sekä kaksikielisen kunnan kenttäasetteluiden väheneminen.

“Aiemmin kun järjestelmän käyttäjät keskustelivat keskenään, ei sieltä löytynytkään aina samannäköisiä kenttiä ala- ja yläkoulussa sekä lukiossa. Nyt kenttäasettelut on yhdistetty kahteen – peruskouluun ja lukioon – mikä on helpottanut keskustelua. Kenttien nimet näkyvät joko ruotsiksi tai suomeksi”, kertoo Rolf-Erik.

Kuukausittaisissa tapaamisissa käydään läpi ajankohtaiset kehityskohteet

Tietokannan siivouksen jälkeen tukipalvelua toteutetaan jatkuvana palveluna. Pääkäyttäjä ja Wilman asiantuntija kokoontuvat kerran kuussa keskustelemaan ajankohtaisista kysymyksistä ja kehityskohteista. Käytännössä pääkäyttäjä voi pohtia etukäteen aiheita ja kysymyksiä, joihin Wilman asiantuntija miettii seuraavaan tapaamiskertaan ratkaisuja ja vastauksia.

“Se on mielestäni hyvä rakenne, että voi kokoustaa, esittää toiveita ja niiden eteen tehdään jotain sinne seuraavaan kertaan. Palavereissa tulee eteen myös akuutteja asioita: ‘näin ratkaisin, löytyykö tähän ratkaisua, oliko hyvä ratkaisu’ ja niin edelleen”, kertoo Rolf-Erik.

Kuukausittaisiin palavereihin on mahdollista osallistaa myös oman alansa asiantuntijoita, jolloin koulumaailman käytännön tarpeet tulevat paremmin esiin ja paras ratkaisu saattaa löytyä heti keskustelussa. Rolf-Erik kokeekin tapaamisissa syntyvän vuoropuhelun yhdeksi palvelun tärkeimmäksi hyödyksi:

“Pääkäyttäjänä voi olla aika yksin Primuksen kanssa, omasta yksiköstä ei välttämättä löydy keskustelukaveria – ei ole sitä autotallin seinää jota vasten heittää palloja. Yksi asia minkä olenkin kokenut palvelussa hyväksi, on se, että on dialogia ja voi testata ajatuksiaan, onko toteutuksessa järkeä, tai saa jonkun ehdotuksen miten uusi toiminto otetaan käyttöön. Ei tarvitse sitä kehitystä tehdä yksin, jolloin on vähemmän kokeilua ja aika nopeasti pääsee toteutukseen, siinä säästyy aikaa.”

Palvelun tarjoama asiantuntijatuki tuo varmuutta myös uusien ominaisuuksien käyttöönottoon.

“Kun otetaan uusia toimintoja käyttöön, niin se on vähän kuin ralliautoilussa: nuotit on valmiina, eikä tarvitse ajaa jokaiseen ojaan ja testata itse reittiä, vaan voi ottaa turvallisin mielin käyttöön uuden ominaisuuden kun asiantuntijakin on sitä katsonut”, Rolf-Erik sanoo.

Wilma-tiimin asiantuntijat saavat Rolf-Erikiltä kiitosta asiakasnäkökulmastaan:

“Uusia ominaisuuksia ei tyrkytetä, vaan työ on hyvin asiakaslähtöistä. Minä kysyn jos huomaan että uusia ominaisuuksia on tulossa, ja on lähdetty siitä, mitkä meidän tarpeet täällä Kokkolassa ovat”, hän kertoo.

Esimerkkejä pääkäyttäjän tukipalvelun toteutuksista Kokkolassa:

  • Ylioppilaskirjoitusten laskutus Wilman ja Primuksen kautta.

  • Tuki PrimusQueryn käyttöön toimintojen automatisoinnissa, jotta tulosteet ja erilaiset koosteet toimivat ja vastaavat käyttäjien tarpeita.

  • Ilmoittautuminen peruskouluun Wilmassa, kun oppija esimerkiksi muuttaa kesken lukuvuotta.

Noora Lehtinen

Yhteystiedot: LinkedIn
wilma logo vaalea

    Hittar du inte rätt Wilma?

    Du kan söka fram relevant Wilma genom att skriva in ortens eller läroanstaltens namn. T.ex.  Wilma-licensen för en lågstadieskola i Helsingfors ägs av Helsingfors stad.

    När du hittat rätt Wilma kan du gå vidare till inloggningen.

    Etkö löydä oikeaa Wilmaa?

    Voit hakea omaa Wilmaa paikkakunnan tai oppilaitoksen nimellä. Esimerkiksi Helsingin peruskoulun Wilma-lisenssin omistaa Helsingin kaupunki.
    Kun löydät oman Wilmasi, valitse siirry kirjautumiseen ja kirjaudu sisään.

    wilma logo vaalea