Wilma viestii varmasti viruspandemiassakin

Wilman asema käytetyimpänä koulujen ja kotien välisenä yhteydenpitokanavana on vahvistunut entisestään pandemian aikana.

Esimerkiksi Vaasan kaupunki ilmoitti tammikuussa, että se viestii jatkossa koulujen ja päiväkotien korona-altistumisista huoltajille ainoastaan Wilman kautta. Sivuun kanavina jäävät siis sosiaalinen media, kaupungin verkkosivut ja tiedotusvälineet.

Wilman viestipalveluista vastaava tuoteomistaja Janne Saarela ei ole ehtinyt kuulla Vaasan linjauksesta – mutta se kuulostaa hänen korviinsa tutulta.

”Lukuisat kunnat ovat ilmoittaneet oppilaille ja vanhemmille, että koronaan liittyvään viestintään ei käytetä jatkossa muita kanavia kuin Wilmaa”, Saarela kertoo.

Hän pitää kehitystä luottamuksenosoituksena Wilman viestipalveluiden toimintavarmuudelle.

”Koronaviestinnän keskittäminen yhteen kanavaan tuo selkeyttä tiedottamiseen. Se, että kanavaksi valitaan usein nimenomaan Wilma, osoittaa, että palvelun luotettavuuden varmistamiseksi tehty työ on onnistunut”, Saarela sanoo.

Nopeasti lisäkapasiteettia SaaS-mallilla

Wilman taival kohti kansallisesti merkittävää koronaviestinnän kanavaa ei ole ollut täysin vailla haasteita.

Kun pandemia iski keväällä 2020 ja etäopetukseen siirryttiin nopeasti, pikku yskähtelyiltä ei vältytty. Wilman käyttöaste kun lähes kolminkertaistui odottamatta, käytännössä yhdessä yössä.

Tilanne oli kuitenkin nopeasti korjattavissa. Visman SaaS-palveluna toimittaman Wilman kaistaa ja resursseja pystyi kasvattamaan nopeasti. Lisäksi konepellin alla tehtiin parannuksia esimerkiksi optimoimalla datan käsittelyyn liittyviä prosesseja muun muassa viestitoiminnoissa. Näin Wilma toimii nyt nopeammin kuin koskaan aiemmin.

Suuri osa Wilma-asennuksista pyöri pilvessä SaaS-mallilla Visman ylläpitämänä jo keväällä 2020. Tänä päivänä SaaS-mallin osuus on käytännössä sata prosenttia. Paikallisista Wilma-asennuksista on aiemmin asetetun aikataulun mukaisesti luovuttu niin, että Wilmaa toimitetaan nyt vain SaaS-palveluna.

Wilman käyttäjämäärät ovat Saarelan mukaan edelleen jatkaneet kasvuaan koronakevään 2020 jälkeen. Kahden vuoden takaiseen verrattuna kuukausittaiset käyttäjämäärät ovat kasvaneet nyt selainkäytössä noin 200–300 tuhannella ja mobiilisovelluksen puolella noin sadalla tuhannella.

”Koko kasvua ei voi yhdistää koronaan, vaan sitä selittää myös markkinoiden luonnollinen kasvu”, Saarela arvioi.

Wilma on Suomen suosituin oppilashallinnon verkkopalvelu. Tuoreen käyttäjätutkimuksen mukaan Wilman käyttäjät ovat hyvinkin tyytyväisiä, pandemian asettamasta ennakoimattomasta tulikokeesta huolimatta.

Käyttäjäkunta on jakautunut ympäristöjen välille niin, että Wilmaa työssään tarvitsevat rehtorit, opettajat ja koulusihteerit käyttävät Wilmaa luontevasti tietokoneen selaimella.

”Toinen merkittävä joukko – oppilaat ja huoltajat – käyttää Wilmaa mobiilisovelluksella”, Saarela sanoo.

Hän pitää tärkeänä, että versioiden kehitys etenee rinta rinnan. Kun Wilmaan tulee uusia ominaisuuksia, niiden on oltava käytettävissä samaan aikaan sekä mobiilissa että selaimella.

Viestinnän suunnittelu entistäkin tärkeämpää

Wilman käyttöä voi toki kehittää sutjakampaan suuntaan ilman koodareitakin, toimintatapoja muuttamalla. Sinällään murheellisen korona-ajan hopeareunus on ollut se, että paineistetussa viestintätilanteessa hyvät käytännöt ovat erottuneet vähemmän toimivista sellaisista.

”Yksi käyttäjätutkimuksessakin esille noussut mahdollinen haaste on viestiähky – Wilman kautta voi todellakin tulla viesti poikineen”, Saarela sanoo.

Pandemian aikaan tämä on voinut helposti korostua. Tietoa esimerkiksi altistumisista tai viranomaislinjauksista kun on voinut tulla päivän mittaan tipoittain – ja paljonkin.

”Käytäntö onkin osoittanut, että joskus voi olla hyvä viivästää viestiä, että kaikki tarvittava tieto saadaan samaan lähetykseen”, Saarela sanoo.

Parempi yksi tömäkkä kokoomaviesti kuin jatkuva viestien virta.

Kun viestinnän tarve on kasvanut, Wilman tarjoamien valmiiden vastaanottajaluettelojen ja viestipohjien kaltaisten ominaisuuksien arvo on noussut. Lähettäjä voi osoittaa viestin suoraan esimerkiksi koko koululle tai kasiluokkalaisten huoltajille sen sijaan, että vastaanottajat valittaisiin yksi kerrallaan.

Wilma on pitkään tarjonnut perustoimintona esimerkiksi Kotitehtävät-ominaisuutta. Oppilaat ja huoltajat ovat voineet siitä varmistaa, mitä läksyksi tulikaan.

”Ennen pandemiaa saattoi riittää, että opettaja kertoi läksyt luokan edessä ääneen. Etäopetuksen aikaan Kotitehtävät-ominaisuuden käytöstä tuli välttämätöntä”, Saarela kertoo.

Poikkeusajat ovat siis ohjanneet käyttäjät perehtymään Wilman ominaisuuksiin entistä paremmin.