Asiantuntijoiden haastattelut lasten ja nuorten hyvinvoinnista 👉

Käyttäjätoiveesta Wilman uudeksi toiminnallisuudeksi – kurkistus tuotekehitykseen

Miten käyttäjätoiveet vaikuttavat Wilman kehittämiseen ja kuka päättää, mitä uutta palveluun tehdään? Lue kuinka tuotekehityksemme varmistaa, että Wilma vastaa jatkuvasti opetuksen ja kasvatuksen muuttuviin tarpeisiin.
Ryhmä ihmisiä keskustelemassa hymyillen

Oletko joskus pohtinut, miksi juuri sinun toivomasi toiminnallisuus ei vielä löydy Wilmasta? Tässä kirjoituksessa avaan, mitä kaikkea matkan varrella tapahtuu, kun kehitysaihiota jalostetaan ja toteutetaan valmiiksi ratkaisuksi Wilma-käyttäjälle. Kerron myös siitä, minkälaisia rooleja ja tiimityötä onnistumiseen tarvitaan.

Wilman monipuolinen käyttäjäkunta ja kehitystoiveiden kirjo

Wilma on monipuolinen ja laajasti käytössä oleva kokonaisuus aina varhaiskasvatuksesta toiselle asteelle. Se on ennen kaikkea kouluhallinnon järjestelmä, jota käyttävät hyvin erilaiset käyttäjäryhmät: pääkäyttäjät, koulusihteerit, opettajat ja tietenkin myös oppijat sekä vanhemmat.

Kaikilla näillä ryhmillä on yksilöllisiä tarpeita, ja käyttötavat esimerkiksi peruskoulun ja ammattikoulun välillä vaihtelevat. Ja koska käyttö on laajaa, saamme myös satoja kehitystoiveita vuosittain: ne ovat meille äärimmäisen arvokkaita, jotta voimme kehittää järjestelmiämme oikeaan suuntaan.

Käyttäjätarpeet ohjaavat tuotekehityksen työtä

Onnistumisen edellytykseksi tarvitaan ihmisiä, joiden päätyötä on käyttäjien ja heidän tarpeidensa syvempi ymmärtäminen. Tähän keskittyvät Wilman käyttökokemusasiantuntijat, joiden työhön kuuluu esimerkiksi käyttäjien haastattelut sekä käyttäjätutkimukset. He myös suunnittelevat ja visualisoivat käyttöliittymiä ja käyttäjien polkuja keräämänsä tiedon pohjalta.

Tarvitsemme myös jonkun käsittelemään erilaisia kehitystarpeita ja valitsemaan niistä jatkojalostettavaksi sellaiset, jotka ovat realistisesti tehtävissä ja tuottavat arvoa mahdollisimman laajalle joukolle asiakkaita. Lisäksi tarkastelemme kehitystarpeita aina myös missiotamme vasten: haluamme tehdä opetusmaailman arjesta helpompaa ja tehokkaampaa vapauttamalla aikaa tärkeisiin asioihin. Kehitysalueiden valintaan vaikuttaa myös merkittävästi se, missä järjestyksessä uudistamme teknologiaamme. Tästä kehitystarpeiden käsittelemisestä vastaa tuotehallinta, eli tuotepäälliköt ja tuoteomistajat. Wilman tuotehallinnassa tätä työtä tekee kokonainen tiimi, joista jokaisella on oma vastuualueensa laajasta kokonaisuudesta.

Miten toteutettavat kehitystoimenpiteet sitten valitaan? Yhtenä työkaluna käytämme RICE -priorisointimenetelmää. Siinä arvioidaan ja vertaillaan kehitysideoita seuraavista näkökulmista:

  • Kattavuus (Reach): Kuinka laajaan asiakasjoukkoon se vaikuttaa?
  • Vaikuttavuus (Impact): Kuinka suuri vaikutus sillä on käyttäjien arkeen?
  • Itseluottamus (Confidence): Onko olemassa dataa siitä, että tarve ja toteutettava ratkaisu on varmasti merkityksellinen?
  • Karkea työmääräarvio (Effort): Miten paljon eri tahojen resursseja kyseisen kokonaisuuden toteuttaminen vaatisi?

Tuotehallinnan työ ei suinkaan pääty kehitystarpeiden priorisointiin, vaan heidän työtään on vastata kehitystarpeen koko matkasta ideasta asiakkaalle. He eivät suinkaan tee tätä yksin, vaan työskentelevät yhdessä monien eri sidosryhmien kanssa. Näitä ovat esimerkiksi tuotekehitys, asiakastuki, myynti ja markkinointi.

Ideasta toteutukseen – Wilma-kehitystiimi toteuttaa uudet toiminnallisuudet käyttäjille

Kun kehitystarve siirtyy kehitysvaiheeseen, siitä ottaa vastuun yksi tai useampi Wilma-ohjelmistokehitystiimi. Tiimissä työskentelevät ohjelmistokehittäjät suunnittelevat teknisen toteutustavan ja ratkaisun toteuttaminen pilkotaan pienemmiksi tehtäviksi, jolloin työtä voi jakaa useiden tiimiläisten kesken ja se valmistuu nopeammin. Tuoteomistaja ja käyttökokemusasiantuntija varmistavat kehitysvaiheessa, että asiakkaan näkökulma on huomioitu.

Usein tehtäviin toiminnallisuuksiin liittyy paljon muitakin kehityksessä huomioitavia näkökulmia, kuten tietoturva, tietosuoja tai esimerkiksi järjestelmän suorituskyky. Ja niinkin monipuolisen kokonaisuuden kuin Wilman kanssa täytyy ottaa huomioon myös olemassa olevat toiminnallisuudet ja se, miten suunniteltu ratkaisu muuttaa järjestelmän nykyistä toimintaa. Haluamme varmistaa Wilman jatkuvuuden vuosikymmeniksi eteenpäin, joten kaikki kehittäminen suunnitellaan tätä tavoitetta silmällä pitäen.

Tuotekehitystiimin työhön kuuluu toteutuksen jälkeen vielä laadunvarmistusta, jotta toteutettu kokonaisuus vastaa asiakastarvetta ja toimii teknisesti oikein. Laadunvarmistukseen voi liittyä esimerkiksi asiakkaan käytettävyystestausta, erilaisia automatisoituja testiajoja ja tehdyn koodin vertaisarviointia.

Vasta kun toteutettava kokonaisuus on riittävän valmis, voidaan lähteä suunnittelemaan tuotantoon siirtämistä. Pieniin muutoksiin riittää kevyempi prosessi, mutta laajempiin kokonaisuuksiin tarvitaan erilaista materiaalia niin sisäiseen käyttöön kuin asiakkaille. Ja tietysti kouluttamista, jotta asiakaspalveluorganisaatiomme hallitsee tuotteen uusimmat muutokset. Tästä eri sidosryhmien perehdyttämisestä ja materiaalin tuottamisesta on vastuussa useampikin tiimi, mutta tätäkin vaihetta koordinoi tuotehallinta. Eikä työ suinkaan pääty siihen, että toteutettu toiminnallisuus julkaistaan asiakkaalle. On aina tärkeää varata aikaa myös ratkaisun parantamiselle, jotta se varmasti vastaa mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeisiin.

Wilman kehittyminen on yhteistyön tulos

Wilmaan tehdään uusi päivitys joka viikko, eli järjestelmä todella kehittyy jatkuvasti. Vaikka päivittämisen eri välivaiheita voidaankin automatisoida paljon, tarvitaan silti henkilöitä, joiden vastuulla on tuotantoympäristöjen päivitys sekä ylläpito. Tästä vastaa Wilmalla ihan oma tiiminsä. Kun hommat menevät hyvin eli järjestelmät toimivat asianmukaisesti, ei heidän työnsä näy käyttäjille käytännössä ollenkaan.

Kehitysaihion matka ideasta toteutukseen on siis useiden eri ammattilaisten ja asiantuntijoiden yhteistyön tulos. Työskentelemme ”konepellin alla” asiakaslähtöisesti ja tulevaisuusorientoituneesti joka päivä. Emme halua vastata vain eilisen tai tämän päivän tarpeisiin – on tärkeää myös ymmärtää se, mihin kasvatuksen ja opetuksen toimiala on menossa pidemmällä aikavälillä.

Milloinkas se tuote sitten on valmis? Wilman kaltainen digitaalinen järjestelmä kehittyy ja sitä päivitetään niin kauan, kuin sitä käytetään. Lainsäädäntö muuttuu, asiakastarpeet kehittyvät ja teknologiat vanhentuvat. Tästä syystä myös Wilmaa kehitetään ja uudistetaan ihan joka päivä.

Hanna-Mari Kinnunen

Yhteystiedot: LinkedIn
wilma logo vaalea

    Hittar du inte rätt Wilma?

    Du kan söka fram relevant Wilma genom att skriva in ortens eller läroanstaltens namn. T.ex.  Wilma-licensen för en lågstadieskola i Helsingfors ägs av Helsingfors stad.

    När du hittat rätt Wilma kan du gå vidare till inloggningen.

    Etkö löydä oikeaa Wilmaa?

    Voit hakea omaa Wilmaa paikkakunnan tai oppilaitoksen nimellä. Esimerkiksi Helsingin peruskoulun Wilma-lisenssin omistaa Helsingin kaupunki.
    Kun löydät oman Wilmasi, valitse siirry kirjautumiseen ja kirjaudu sisään.

    wilma logo vaalea