Wilma-tuoteperheen ohjelmistoilla on paljon eri käyttömahdollisuuksia, ja paljon on myös räätälöitävissä tarpeen mukaan. Koulun tai opetuksen järjestäjän nimeämällä Wilma-pääkäyttäjällä onkin tärkeä rooli järjestelmien tarjoamien mahdollisuuksien tehokkaassa hyödyntämisessä ja käytön kokonaisvaltaisessa suunnittelussa.
Jokaisella oppilaitoksella on oma nimetty pääkäyttäjä eli henkilö, johon Wilman käyttäjä eli esimerkiksi opettaja, oppija tai huoltaja ottaa yhteyttä mahdollisissa käyttöön liittyvissä haasteissa tai toiveissa. Tarvittaessa pääkäyttäjä on yhteydessä Visman tukeen.
Wilma-pääkäyttäjän tehtäviä ovat esimerkiksi:
Wilma-tiimin vanhempi konsultti Kent Sandvik jakaa vinkit avuksi pääkäyttäjätyöhön:
Verkostoidu ja vertaile – jokin toinen kunta tai kaupunki saattaa pohtia juuri samoja asioita Wilman parissa kuin sinä, joten ajatusten vaihto ja sparraus on tärkeää. “Mielestäni tärkeä asia on verkostoituminen. Aina kannattaa tehdä benchmarkingia, miten muut toimivat tietyn asian kanssa? Jos toisessa kaupungissa tehdään tietyllä tavalla, voi miettiä toimisiko sama myös meillä”, Kent vinkkaa.
Vieraile Communityssa. Kent nostaa esiin myös pääkäyttäjien ja muiden yhteyshenkilöiden yhteisön eli Communityn merkityksen. Yhteisön keskusteluosiot ovat hyvä paikka vaihtaa ajatuksia ja kokemuksia toisten pääkäyttäjien kanssa.
Hyödynnä pääkäyttäjän tukipalvelu. Aina pääkäyttäjän aika ei riitä selvittämään kaikkia kysymyksiä ja ottamaan toiminnallisuuksista irti parasta mahdollista hyötyä. Visman Wilma-tiimin tarjoama pääkäyttäjän tukipalvelu tuo avun, mikäli kokonaisuuden ja prosessien kehittäminen on jäänyt taka-alalle ja aikasi kuluu tulipalojen sammuttamiseen.
“Pääkäyttäjäpalvelussa keskustellaan asioista yhdessä, ja on enemmän aikaa pureskella kokonaisuutta tarkemmin. Ei tarvitse jäädä pohtimaan yksin, vaan saa apua ja tukea tekemiseen”, Kent toteaa.
Pääkäyttäjän tukipalvelun hyötyjä ovat:
Tutustu pääkäyttäjän tukipalveluun tarkemmin lataamalla esite.
Koulutuskalenteri: “Perusopetuksessa kiva asia, jota ollaan otettu käyttöön, on koulutuskalenteri. Kouluun ilmoittautumisessa kun koululainen esimerkiksi tulee muulta paikkakunnalta tai perhe muuttaa paikkakunnalle, pystytään koulutuskalenterilla tekemään ilmoittautuminen sähköisesti”, Kent kertoo.
Päätösprosessit ja sähköinen arkistointi: “Aika moni on ottanut hakemuksia ja päätöksiä käyttöön Wilmassa. On siis voinut tehdä sähköisesti päätöksen, mikä ennen mennyt paperisena versiona ja skannattu järjestelmään talteen. Moni asia voidaankin tehdä Wilmassa”, Kent kommentoi.
Käyttöönoton tuki: “Tukipalvelun avulla asiakas on saanut muskelit ja apua esimerkiksi lisäpalvelun käyttöönottoon”, toteaa Kent.