Miten varmistetaan, että Wilmaa käytetään oikein ja turvallisesti? Wilman liiketoimintajohtaja Teemu Lehtonen avaa blogissa, miten selkeät käyttöoikeudet, ajantasainen koulutus ja yhteinen ymmärrys vastuista rakentavat luottamusta.
Muuramessa tapahtunut opettajan irtisanominen on valitettava ja poikkeuksellinen tapaus, joka on herättänyt laajaa huolta opettajien keskuudessa ympäri Suomen. Oppilaiden tietoja ei tietenkään sovi katsella ilman asiallista syytä, mutta samalla opettajilla täytyy olla riittävät edellytykset toimia oikein.
Tapaus on herättänyt huolta ja kysymyksiä: millaisiin asioihin Wilmaa voi ja saa käyttää, ja kuinka varmistetaan, että jokainen voi tehdä työnsä turvallisesti ja oikein? Keskustelu on tärkeä. Se kertoo siitä, että kouluyhteisössä välitetään – sekä oppijoiden tietosuojasta että opettajien työrauhasta.
Wilma on suunniteltu oppilashallintojärjestelmäksi. Sen tehtävä on tukea opetuksen järjestämistä ja oppilaitoksen arjen sujuvuutta: kirjauksia, arviointia, viestintää ja hallinnollisia prosesseja.
Jotta kokonaisuus pysyy hallittuna, järjestelmään kirjataan vain opetuksen kannalta tarpeellinen tieto. Esimerkiksi potilastiedot tai muut selkeästi toiseen käyttötarkoitukseen kuuluvat tiedot eivät kuulu oppilashallintojärjestelmään.
Kun käyttötarkoitus on kirkas, myös vastuut ovat helpommin hahmotettavissa.
Wilman asetuksissa kukin opetuksen järjestäjä voi rajat käyttöoikeuksia tarkasti. Kunnat ja koulut määrittelevät itse, mitä tietoja eri rooleissa toimivat käyttäjät näkevät. Oikein määritellyt käyttöoikeudet vähentävät riskiä, että kukaan pääsee vahingossa käsiksi tietoon, jota ei työssään tarvitse.
Samalla on tärkeää huolehtia siitä, että käyttäjät ymmärtävät vastuunsa.
Moni opettaja on viime kuukausien aikana kertonut puutteellisesta koulutuksesta henkilötietojen turvallisen käsittelyn suhteen. Tämä käy ilmi esimerkiksi Opetusalan Ammattijärjestö OAJ:n loppuvuodesta toteuttamasta kyselystä. Jotta järjestelmää voidaan käyttää turvallisesti ja tehokkaasti, opettajalla täytyy olla selkeä käsitys siitä, mitä tietoja Wilmassa voi tarkastella ja millä perusteella. Pääsääntö on yksinkertainen: katseluun täytyy aina olla työtehtävään liittyvä asiallinen syy.
Jos käytännöt ovat epäselviä tai vaihtelevat kunnittain, ei voida odottaa, että opettajat osaavat toimia yhdenmukaisesti. Siksi jokaisen opetuksen järjestäjän olisi tärkeää varmistaa, että henkilöstölle annetaan riittävä, ajantasainen ja käytännönläheinen koulutus Wilman lainmukaiseen käyttöön. Epäselvät käytännöt tai puutteellinen perehdytys eivät saisi johtaa tilanteisiin, joissa opettaja voi menettää työpaikkansa tahattoman virheen tai väärin tulkitun toimintatavan vuoksi.
Koulun arjessa liikkuu paljon tietoa. Siksi luottamus on kaiken perusta - oppijoiden, huoltajien ja opetushenkilöstön välillä.
Teknologiatoimittajan rooli on tarjota turvallinen ja säädeltävä järjestelmä sekä tukea sen käyttöönotossa. Opetuksen järjestäjän vastuulla on määritellä käytännöt ja huolehtia koulutuksesta. Käyttäjän vastuulla on toimia annettujen ohjeiden mukaisesti.
Kun nämä palaset ovat kohdallaan, digityökalut eivät ole arjessa huolenaihe, vaan aidosti helpottava tuki. Ja juuri siihen ne on tarkoitettu.
Me Wilmalla ohjeistamme kuntien pääkäyttäjiä käyttöoikeusmallien rakentamisessa ja jaamme hyväksi havaittuja käytäntöjä. Suosittelemme, että opetuksen järjestäjät tarkastelevat omia käyttöoikeuskäytäntöjään säännöllisesti ja varmistavat, että ne ovat linjassa sekä lainsäädännön että henkilöstön työtehtävien kanssa. Tarjoamme tähän myös apua ja parhaita käytänteitä.