Miten rehtori rakentaa sujuvaa kouluarkea tilanteessa, jossa tuen tarve kasvaa, velvoitteet lisääntyvät ja ennakointi vaatii yhä enemmän aikaa? Wilman koululiiketoiminnan johtaja Teemu Lehtonen pohtii blogissa, kuinka automaatio ja sujuvat prosessit tekevät tilaa johtamiselle ja ihmisten kohtaamiselle.
Rehtorin työ on yhä enemmän tiedon, yhteistyön ja hallinnollisten prosessien johtamista. Päivä täyttyy päätöksistä, keskeytyksistä ja kiireellisistä tilanteista, joissa jotain tärkeää pitäisi huomata oikeaan aikaan.
Siksi koulun digitaalisen arjen kehittämisessä tärkeintä ei ole uusien toimintojen tai työkalujen määrä, vaan se, miten arki rauhoitetaan, korostaa Wilman koululiiketoiminnan johtaja Teemu Lehtonen. Hänen mukaansa hallinnollinen mielenrauha syntyy siitä, että tieto löytyy silloin kun sitä tarvitaan, velvoitteet hoituvat luotettavasti ja arjen rutiinit toimivat ilman jatkuvaa manuaalista työtä. Silloin resursseja jää enemmän pedagogiselle johtamiselle ja ihmisten kohtaamiselle.
[Infoboksi:] Teema oli esillä myös huhtikuun rehtorien ajankohtaiswebinaarissa, jossa käsittelimme koulun digitaalisen arjen kehittämistä ja Wilman ajankohtaisia uudistuksia. Katso tallenne Communitysta kirjautumalla.
Poissaolojen seuranta ja varhainen tuki ovat tärkeä osa koulun arkea, mutta käytännössä tiedon määrä on valtava, Lehtonen toteaa. Kun tietoa etsitään manuaalisesti raporteista, viesteistä ja yksittäisistä merkinnöistä, kokonaiskuvan muodostaminen vie helposti aikaa juuri silloin, kun tilanteisiin pitäisi pystyä reagoimaan nopeasti.
Yksi rehtorin tärkeimmistä tehtävistä onkin varmistaa, että oppijan tuen tarve tunnistetaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tähän tarpeeseen vastaa jo nyt Wilma Noti, jonka tavoitteena on auttaa kouluja ja oppilaitoksia tunnistamaan poissaoloihin liittyviä riskejä ennakoivasti. Lehtosen mukaan palvelua kehitetään jatkuvasti niin, että oppijan tilannetta voidaan tarkastella entistä kokonaisvaltaisemmin ja huolen merkit nousevat selkeämmin esiin.
“Teknologian ja automaation tehtävä ei ole korvata ihmistä, vaan auttaa ammattilaisia näkemään, ketkä tarvitsevat juuri nyt tukea ja mihin oma huomio kannattaa suunnata. Kun järjestelmä nostaa olennaiset asiat näkyviin automaattisesti, työpanos voidaan suunnata kohtaamiseen, keskusteluihin ja oppijan tukemiseen”, hän kuvailee.
Tällä hetkellä Wilma Notin seurannan piirissä on jo yli 200 000 oppilasta ja opiskelijaa eri puolilla Suomea.
Oppilaitosten arjessa tehdään jatkuvasti päätöksiä, joissa käsitellään tärkeitä dokumentteja. Mitä enemmän prosesseissa on manuaalisia vaiheita, sitä enemmän syntyy myös epävarmuutta: lähtikö tieto varmasti oikealle henkilölle, löytyykö dokumentti myöhemmin ja kuinka paljon aikaa selvittelyyn kuluu.
Huhtikuussa 2026 voimaan astunut Digi ensin -lakimuutos vahvistaa sähköisen tiedoksiannon roolia viranomaisviestinnässä. Myös opetustoimessa suomi.fi-viestit toimivat jatkossa ensisijaisena kanavana virallisessa asioinnissa kansalaisten kanssa. Wilmassa muutos näkyy käytännössä uutena palveluna: kun päätös allekirjoitetaan sähköisesti, ilmoitus liikkuu automaattisesti vastaanottajan suomi.fi-postilaatikkoon.
“Tuemme sähköisen tiedoksiannon siirtymää ja varmistamme opetuksen ja koulutuksen järjestäjille lainmukaisen, tietoturvallisen prosessin. Kun tiedonkulku toimii automaattisesti ja vastaanottajat tunnistetaan luotettavasti, arki muuttuu ennakoitavammaksi sekä koululle että huoltajille”, Lehtonen kertoo.
Lehtonen korostaa, että onnistunut digistrategia ei tarkoita koulussa vain uusia järjestelmiä, vaan lisää rauhaa työarkeen. Kun tieto liikkuu sujuvasti, rutiinit automatisoituvat ja tärkeät asiat huomataan ajoissa, rehtorin työ muuttuu vähemmän reaktiiviseksi ja enemmän ennakoivaksi johtamiseksi.
Vaikutus ei jää vain rehtorin pöydälle, vaan näkyy siinä, miten koko kouluyhteisön arki toimii. Siksi myös Wilmaa kehitetään määrätietoisesti vaiheittain, yhdessä käyttäjien kanssa – niin, että toimintatapojen muutos tuntuu luontevalta osalta päivittäistä työtä.
Lehtosen mukaan hallinnollinen mielenrauha rakentuu tulevaisuudessa yhä vahvemmin automatisoitujen prosessien varaan. Tavoitteena on, että järjestelmät eivät vain kokoa tietoa, vaan myös nostavat reagointia vaativat asiat esiin ja tukevat suunnittelutyötä ennakoivasti.
“Esimerkiksi lukujärjestysten tekeminen ja vuosisuunnittelu vie rehtoreilta paljon aikaa. Siksi olemme kehittämässä Wilman lukujärjestys- ja vuosisuunnittelun tilalle uutta ratkaisua, joka vastaa modernin oppilaitoksen tarpeisiin”, hän kertoo.
Pidemmällä aikavälillä myös tekoälyn rooli kasvaa. Kehityksen tavoitteena ei ole lisätä uusia työvaiheita, vaan vähentää manuaalista työtä ja auttaa rehtoria keskittymään olennaiseen.
“Parhaimmillaan teknologia sulautuu osaksi koulun arkea niin luontevasti, että työ ja rutiinit sujuvat ilman turhaa kitkaa. Silloin voidaan keskittyä siihen, mikä oppimisen arjessa on kaikkein tärkeintä: lapsiin, nuoriin ja heidän kohtaamiseensa”, Lehtonen summaa.