Opetus- ja kulttuuriministeriö käynnisti vuonna 2021 Sitouttava kouluyhteisötyö (SKY) -hankkeen tukemaan läsnäoloa, vähentämään poissaoloja ja yhdenmukaistamaan niiden seurantaan liittyviä käytäntöjä. Tiedon yhdenmukaisuuden haastetta ratkaistiin hankkeessa pilotoimalla hankekuntien Wilma-järjestelmissä yhtenäistä viiden merkinnän poissaololuokitusta.
1.8.2023 voimaan tulleiden perusopetuslain muutosten myötä poissaoloihin halutaan puuttua entistä määrätietoisemmin: poissaoloja tulee sekä ehkäistä että seurata suunnitelmallisesti.
Ennaltaehkäisyn tavoitteena on vahvistaa oppijan kouluun kiinnittymistä, ja poissaolojen seuranta toimii jo itsessään ennaltaehkäisevänä tekijänä. Yhteisellä koulutiellä -raamin periaatteiden mukaisesti poissaoloihin puututaan sekä kohdennetuilla että vahvoilla toimilla, kun tietyt raja-arvot, eli kansalliset poissaolorajat ylittyvät.
Samalla koko opetusalan haasteena on viime vuosina korostunut käytössä olevien resurssien niukkuus, mikä tekee oppilaitoksen arjen prosessien automatisoinnista ja sujuvoittamisesta yhä tärkeämpää.
Yksi olennaisimmista prosesseista on viestintä, sillä avoin ja ajankohtainen tiedonkulku kodin ja koulun välillä on tärkeä osa lapsen ja nuoren koulunkäyntiä ja oppimisen tukemista. Ajantasaisen ja kriittisen tiedon välittäminen huoltajille on kuitenkin yleensä manuaalista työtä, ja vaatii usein myös lisämuistuttelua. Viestintä koteihin on tärkeää, mutta oppilaitoksista riippumattomat hidasteet vievät aikaa ydintekemisestä.
Wilma Noti on palvelu, jonka avulla tieto poissaolosta tulee perille automaattisesti Wilma-viestinä, kun poissaolojen ylittävät ennalta määritellyt lukuvuosirajat. Tämä mahdollistaa entistä paremman varhaisen puuttumisen, ja lisäksi palvelun kuukausittaisen raportin avulla on helpompi ryhtyä ennakoiviin toimiin.
Myöskään huoltajille ei enää tarvitse koostaa viestiä käsin, vaan he saavat tarvittavan ilmoituksen poissaoloista automaattisesti – myöskin tutulla Wilma-viestillä.
Käytännössä poissaolojen seuranta toimii Wilma Notin avulla seuraavasti:
Ilman Wilma Noti -ilmoituspalvelua vastaava poissaolojen seuranta tulee tehdä manuaalisesti.
Wilma Noti -palvelu tuo mukanaan toivottua tehokkuutta ja turvallisuutta koulumaailman poissaolojen hallintaan. Yksi palvelun merkittävimmistä eduista on sen tietoturvallisuus: Wilma Noti ei ole ylimääräinen superkäyttäjä, vaan virtuaalinen robotti. Viestien lähettäjää varten ei siis tarvitse luoda virtuaalista hahmoa henkilökuntarekisteriin, eikä sille tarvitse luoda Wilma-tunnusta laajoilla käyttöoikeuksilla. Tämä vähentää mahdollisia väärinkäyttö- ja tietoturvariskejä.
Lisäksi Wilma Noti hyödyntää Wilma-alustan jo olemassa olevaa ISO 27001 -tietoturvasertifikaattia, mikä takaa, että kaikki viestit ja ilmoitukset hoidetaan turvallisesti samaan tapaan kuin muutkin Wilma-viestit. Laadusta ei kuitenkaan ole tingitty, sillä poissaoloilmoitusten lähetystiheydellä ei ole rajoituksia. Wilma Notin avulla isojen oppilasmäärien poissaolotiedot voidaan käsitellä ja jakaa asianmukaisille vastaanottajille nopeasti ja varmasti.
