Uudistunut oppivelvollisuuslaki loi tarpeen oppivelvollisuuden ohjauksen ja valvonnan järjestelmälle
1.8.2021 voimaan tullut oppivelvollisuuslaki uudisti lainsäädäntöä ja toi mukanaan laajennetun oppivelvollisuuden, sekä toisen asteen opintojen maksuttomuuden. Kuntia koskee uudistuneen lain myötä oppivelvollisuuden ohjaus- ja valvontavastuu.
Oppivelvollisuuden hallinta on monipuolinen työ, jossa on tarve taltioida paljon muistioita ja dokumentteja. Tämä on luonut myös erityisesti isommissa kunnissa tarpeen asianhallintajärjestelmälle, johon on mahdollista kirjata nuorten tietoa oppivelvollisuuteen liittyen.
Kuopion kaupungissa uudistusta lähestyttiin kartoittamalla eri järjestelmävaihtoehtoja
Järjestelmävaihtoehtoja kartoitettiin Kuopiossa erityisesti dokumentointimahdollisuuksien kannalta. Oppivelvollisuusohjaajan työ sisältää usein monimutkaisia tapauksia, ja ajankohtainen tieto pitää saada dokumentoitua talteen tietoturvallisesti. Lisäksi oppivelvollisuuden asiakasmassa kasvaa tulevaisuudessa lain astuessa voimaan asteittain. Kuopiossa tavoitteena olikin hankkia tilapäisen vaihtoehdon sijaan kestävä pidemmän aikavälin ratkaisu.
“Ohjaustyön dokumentointi oli viime syksynä todellinen kuuma peruna. Verkoston keskusteluissa pohdinnoissa oli ensin mukana Wilma, mutta sinne ei voida kirjata esimerkiksi tarvittavia terveystietoja tai diagnooseja. Puheissa nousi esiin myös oppilashuollon työkalu Assi, sillä oppivelvollisuustyötä saattoi peilata vahvasti koulukuraattorien työhön”, kertoo Kuopion kaupungin oppivelvollisuusohjaaja Loviisa Silmäri.
Assi valikoitui pilotointiin työkaluksi oppivelvollisuuden seurantaan
Oppivelvollisuustyöhön soveltuvaa kirjausjärjestelmää kartoittaessa esiin nousi Assin mahdollinen soveltuvuus työskentelyn tueksi. Asiasta oltiin yhteydessä Vismaan ja järjestelmään tutustuttiin tarkemmin myös Visman webinaarin avulla.
Tämän jälkeen Kuopion kaupunki toteutti järjestelmän vaikutustenarvioinnin, jossa arvioitiin muun muassa sitä, onko Assi tietoturvallinen paikka opiskelijoiden henkilötietojen, kuten terveystietojen kirjaamiseen. Arvioinnin tuloksena Assi vastasi kaupungin tarpeeseen ja järjestelmä valittiin pilottikäyttöön, yhteistyössä Visman kanssa. Käyttöönottoprojekti alkoi maaliskuussa 2022 ja valmistuu kesäkuussa.
“Yli 20 vuoden aikana olen ollut mukana monen ohjelmiston käyttöönotossa, ja tämä on ehdottomasti ollut niistä laadukkain. Kun pääsee itse tekemään ja rakentamaan, se syventää yhteistyötä ja myös ohjelmiston käyttöä”, toteaa Kuopiossa oppivelvollisuuden valvonnasta vastaava lukio-opetuspäällikkö Jukka Sormunen.
Samalla Jukka nostaa esiin myös tiedolla johtamisen tärkeyden ja tilastoinnin jatkokehitysmahdollisuudet, sillä päätöksiä tulee voida perustella järjestelmään tilastoidun datan avulla.
Assin käyttö on ollut helppoa ja joustavaa
Oppivelvollisuuden myötä opetusalalle on tullut paljon uutta terminologiaa. Pilotin aikana Kuopiossa onkin oltu tyytyväisiä Assin joustavuuteen: järjestelmän koodistoon on asiakkaan mahdollista määritellä itse haluamaansa terminologiaa sisällöksi.
Kuopion kokemuksen pohjalta Assiin luodut perusasiat saadaan myös muille asiakkaille käyttöön. Ne toimivat mainiona perustana, jonka pohjalta kunnat voivat itse joko rakentaa yksityiskohtaisempia kirjauksia tai hyödyntää järjestelmää laajemmalla tasolla.
”Assi on käyttökokemuksena ollut helppo, järjestelmän käyttö on ollut helppo oppia. Kirjaaminen ei saa kuormittaa liikaa, se jää muuten tekemättä. Assiin ei jää kirjaamatta asioita sen takia että se olisi hankalaa”, Loviisa toteaa.
Eroon yksittäisistä dokumenteista
Assin ominaisuudet tukevat ajankohtaisen tiedon dokumentointia ja jakamista:
- Oppivelvollisuudesta vastaavan asiakkuuksien lisääntyessä kaikki tiedot pysyvät tallessa yhdessä järjestelmässä, jolloin ajankohtainen kokonaiskuva nuoren tilanteesta on aina saatavilla.
- Dokumentinhallinnassa päästään eroon yksittäisistä erillisistä tiedostoista, jotka eivät ole tietoturvallinen vaihtoehto.
- Dokumentoitua työtä voidaan tarkastella jälkikäteen, ja tietoa voidaan myös jakaa tarvittaessa tiettyjen toimijoiden nähtäväksi.
- Muistutustoiminto on kätevä esimerkiksi määräaikaisissa oppivelvollisuuden keskeytyksissä, sillä Assiin voi ohjelmoida muistutuksen kun keskeytys päättyy. Lisäksi keskeytyshakemuksen kooste on helppo luoda aiempien kirjausten perusteella.
- Jatkuvuudenhallinnan näkökulmasta Assi mahdollistaa helpon tiedon siirrettävyyden esimerkiksi henkilöstövaihdosten yhteydessä.
- Lisäksi Assi mahdollistaa “yhteisasiakkuudet”, jolloin tarvittaessa useampi työntekijä voi nähdä saman nuoren tiedot ja pysyä kartalla tilanteesta.
“Järjestelmän täysin uuden käyttötarkoituksen myötä ei ollut varmaa miten hankinta onnistuu, mutta on ollut positiivinen yllätys miten hyvin Assi toimii oppivelvollisuuden hallinnassa”, Loviisa kertoo.
Oppivelvollisuuslakiin on myös ehdotettu ohjaus- ja valvontavastuussa olevan asuinkunnan laajempaa tiedonsaantioikeutta. Jos muutosehdotus menee eduskunnassa läpi, syksystä 2022 eteenpäin tiedonsiirto koulutuksen järjestäjien ja kuntien välillä lisääntyy. Samalla asianhallintajärjestelmään tallennettavien dokumenttien määrä kasvaa.
Sopisiko Assi myös teidän tarpeisiinne oppivelvollisuustyössä?
Yhteystietomme löydät täältä.
Virhe! Tietoja ei voitu hakea. Yritä myöhemmin uudelleen.